Proses Rekonsiliasi dan Pembuatan Adjustment

23 06 2011

Dalam proses penyusunan Laporan Inventory, Sales & Keuangan, rekonsiliasi menjadi bagian yang tidak terpisahkan. Melakukan rekonsiliasi berarti mencoba untuk membenarkan pencatatan semua transaksi Penjualan dan yang dikeluarkan di Inventory serta berapa uang yang diterima keuangan yang ada di perusahaan dengan pencatatan Bank atas transaksi keuangan perusahaan. Pada prinsipnya, pencatatan Bank adalah selalu benar.
Dalam akuntansi terapan di Indonesia kita mengenal yang namanya SAK (Standar Akuntansi Keuangan). Standar inilah yang menjadi tolak ukur atau panduan proses pencatatan akuntansi di sebuah perusahaan. Standar ini pula yang menjadi “kitab” pembenaran atas penyajian sebuah Laporan Keuangan. Yang jelas, seimbangnya posisi debit dan credit menjadi hasil akhir sebuah Neraca Laporan Keuangan perusahaan.
Inventory harus berdasarkan perintah sales untuk mengeluarkan barang. Apabila inventory melakukan pengeluaran barang atas dasar adjustment yang lain seperti pengeluaran barang karantina (barang rusak, habis masa aktif, dalam proses return ke vendor). dan penerimaan stok yang tidak sesuai dengan berita acara penerimaan barang, inventory harus membuat adjustment tersendiri yang diketahui oleh sales dan keuangan.
Sales harus dengan kwitasi, dan atau berita acara ketika akan melakukan penjualan dan mutasi barang. Untuk mutasi harus dibagi dua, pertama mutasi barang yang sudah dipindah masih menjadi inventaris gudang lama sehingga jika ada penjualan atau transaksi barang, billing akan mengacu pada gudang lama, dan yang kedua barang yang sudah dipindah menjadi inventaris gudang baru, billing akan mengacu pada posisi gudang baru. Untuk pencatatan laporan, sales harus beriringan dengan kondisi available di warehouse inventory.
Rekonsiliasi bank, dimana harus mencocokkan antara pencatatan di General Ledger dengan Pencatatan yang ada direkening Koran perusahaan. ( Ancap harus sesuai dengan penjualan dan uang masuk).
Selanjutnya ketiga divisi menjalannya proses rekonsiliasi, menghasilkan outstanding items yang selanjutnya harus disesuaikan dengan jalan membuatkan penyesuaian (adjustment) atas kesalahan pencatatan tersebut. Adjustment harus disesuaikan dengan barang vailable di Inventory, Penjualan, dan uang yang diterima.
Berita acara adjustment dari semua cabang, BO dan OS akan dijadikan bahan rekonsiliasi wilayah yang selanjutnya akan diterbitkan Berita acara adjustment wilayah yang akan dikirim Kepusat.